Don't have an account? Create one

Privacy Notice

×

1. Introduction

Simez Solutions Sdn Bhd and/or any entities within its corporate group (collectively referred to as "the Company") recognize each individual's data privacy rights and are committed to complying with the Personal Data Protection Act 2010 ("PDPA").

This Privacy Notice explains how the Company collects, uses, discloses, processes, transfers, stores, and protects your Personal Data when you use our systems and services.

2. Personal Data We Collect

The Company processes the following categories of your Personal Data:

  • Identification Data: Name, NRIC number, employee ID, position, department, contact information (email, phone number).
  • Employment Data: Employment history, reporting structure, professional qualifications.
  • Financial Data: Bank account details, salary, leave records, expense claims.
  • Image Data: Photos and videos taken during Company events or on premises.
  • Operational Data: Meeting room bookings, calendar entries, emails, attendance records.

3. Types of Personal Data

Obligatory Data: Information required by law or to manage your employment (e.g., NRIC, bank account). You must provide this data.

Optional Data: Extra information you choose to provide to improve your experience (e.g., photos for events). Providing this is your choice.

4. Source of Your Personal Data

The Company processes your Personal Data directly from you, generated through your use of Company systems, from within the company, from publicly available sources, and from third parties (e.g., referees, background check providers).

5. Purposes of Processing

Your Personal Data will be processed for the following purposes:

  • To manage the employment relationship
  • To facilitate internal communication and operations
  • To promote corporate culture and inform staff
  • To ensure compliance with applicable laws and regulations
  • For business continuity and management
  • For risk management and legal protection
  • For health and safety

6. Disclosure and Transfer of Personal Data

The Company may share your Personal Data with:

  • All entities of the Company within and outside Malaysia
  • HR & Payroll Providers
  • Professional Advisors
  • Banks & Financial Institutions
  • Regulatory & Governmental Authorities
  • Insurance Providers

7. Your Rights as a Data Subject

Under the PDPA, you have the right to:

  • Request access to your Personal Data
  • Request correction of inaccurate data
  • Withdraw consent for processing
  • Request limitation of processing
  • Request data transfer to another controller

8. Protection of Personal Data

The Company implements necessary administrative and security measures to protect your Personal Data from unauthorized access, loss, or damage.

9. Retention of Personal Data

Your Personal Data will be retained for the duration necessary to fulfill the purposes outlined above.

10. Contact Us

For any inquiries or requests regarding this Privacy Notice, please contact:

Email: support@simez-solutions.com

11. Changes to This Notice

The Company may update this Privacy Notice from time to time. The updated notice will be posted on our systems.

12. Impact of Not Providing Your Personal Data

Failure to provide necessary data may prevent us from administering your employment benefits, processing statutory deductions, managing your role effectively, or ensuring your health and safety.

1. Pengenalan

Simez Solutions Sdn Bhd dan/atau mana-mana entiti dalam kumpulan korporatnya (secara kolektif dirujuk sebagai "Syarikat") mengiktiraf hak privasi Data Peribadi setiap individu dan komited untuk mematuhi Akta Perlindungan Data Peribadi 2010 ("PDPA").

Notis Privasi ini menerangkan bagaimana Syarikat mengumpul, menggunakan, mendedah, memproses, memindah, menyimpan dan melindungi Data Peribadi anda apabila anda menggunakan sistem dan perkhidmatan kami.

2. Data Peribadi Yang Kami Kumpul

Syarikat akan Memproses kategori Data Peribadi anda seperti berikut:

  • Data Pengenalan: Nama, No. Kad Pengenalan, ID kakitangan, jawatan, jabatan, maklumat hubungan (emel, nombor telefon).
  • Data Pekerjaan: Sejarah pekerjaan, struktur pelaporan, kelayakan profesional.
  • Data Kewangan: Butiran akaun bank, gaji, rekod cuti, tuntutan perbelanjaan.
  • Data Imej: Gambar dan video yang diambil semasa acara Syarikat atau di premis Syarikat.
  • Data Operasi: Tempahan bilik mesyuarat, catatan kalendar, emel, rekod kehadiran.

3. Jenis Data Peribadi

Data Wajib: Maklumat yang diperlukan oleh undang-undang atau untuk menguruskan pekerjaan anda (contoh: No. KP, akaun bank). Anda mesti memberikan data ini.

Data Pilihan: Maklumat tambahan yang anda pilih untuk berikan untuk meningkatkan pengalaman anda (contoh: gambar untuk acara). Pemberian maklumat ini adalah pilihan anda.

4. Sumber Data Peribadi

Syarikat memproses Data Peribadi anda secara langsung daripada anda, dijana melalui penggunaan Sistem Syarikat, dari dalam syarikat, dari sumber awam, dan dari pihak ketiga (contoh: pemberi maklumat, penyedia semakan latar belakang).

5. Tujuan Pemprosesan

Data Peribadi anda akan diproses untuk tujuan berikut:

  • Untuk menguruskan hubungan pekerjaan
  • Untuk memudahkan komunikasi dan operasi dalaman
  • Untuk mempromosikan budaya korporat dan penyebaran maklumat
  • Untuk memastikan pematuhan undang-undang dan peraturan
  • Untuk kesinambungan dan pengurusan perniagaan
  • Untuk pengurusan risiko dan perlindungan undang-undang
  • Untuk kesihatan dan keselamatan

6. Pendedahan dan Pemindahan Data Peribadi

Syarikat mungkin berkongsi Data Peribadi anda dengan:

  • Kesemua entiti Syarikat di dalam dan luar Malaysia
  • Penyedia Perkhidmatan Sumber Manusia dan Gaji
  • Penasihat Profesional
  • Bank dan Institusi Kewangan
  • Pihak Berkuasa Kawal Selia dan Kerajaan
  • Penyedia Insurans

7. Hak Anda Sebagai Subjek Data

Di bawah PDPA, anda berhak untuk:

  • Meminta akses kepada Data Peribadi anda
  • Meminta pembetulan data yang tidak tepat
  • Menarik balik persetujuan untuk pemprosesan
  • Meminta had pemprosesan
  • Meminta pemindahan data kepada pengawal lain

8. Perlindungan Data Peribadi

Syarikat melaksanakan langkah-langkah pentadbiran dan keselamatan yang diperlukan untuk melindungi Data Peribadi anda daripada akses tanpa kebenaran, kehilangan, atau kerosakan.

9. Penyimpanan Data Peribadi

Data Peribadi anda akan disimpan untuk tempoh yang diperlukan bagi memenuhi tujuan yang dinyatakan di atas.

10. Hubungi Kami

Untuk sebarang pertanyaan atau permintaan mengenai Notis Privasi ini, sila hubungi:

Emel: support@simez-solutions.com

11. Perubahan Terhadap Notis Ini

Syarikat akan mengemas kini Notis Privasi ini dari semasa ke semasa. Notis yang dikemas kini akan disiarkan di sistem kami.

12. Kesan Tidak Memberikan Data Peribadi Anda

Kegagalan memberikan data yang diperlukan mungkin menghalang kami daripada mentadbir faedah pekerjaan anda, memproses potongan statutori, mengurus peranan anda dengan berkesan, atau memastikan kesihatan dan keselamatan anda.